Gagner un appel d’offres complexe : concevoir une stratégie de conformité à 100% au cahier des charges
N’offrez aucun point sur un plateau aux évaluateurs et à la concurrence !
Revendiquer 100% de conformité au cahier des charges est indispensable.
Y parvenir est le plus souvent possible.
Cet accompagnement vous le permet.
Les objectifs d’un accompagnement Conformité à 100%
- Rendre difficile le retrait de points par les évaluateurs
- Guider la notation des critères vagues en votre faveur
- N’oublier aucune exigence, même enfouie dans la RFP
- Prouver aux évaluateurs que votre offre est exhaustive
Pourquoi un accompagnement pour la conformité aux exigences ?
Les chiffres-clés
RFP qui contiennent des critères d’évaluation vagues
soumissionnaires qui affichent une conformité partielle
Les erreurs classiques
1
Déclarer une non-conformité partielle ou totale
- C’est l’erreur la plus fréquente.
- Cela revient à demander à l’évaluateur de nous retirer des points.
- C’est à lui ou elle d’en décider. Pas à nous.
2
Se limiter aux matrices des exigences fournies dans la RFP
- En appels d’offres complexes, beaucoup d’exigences apparaissent dans le cœur des documents, et non dans les tableaux.
- Vous devez les identifier et les traiter comme les autres.
3
Se contenter des exigences techniques
Il y a au minimum quatre types d’exigences à lister et traiter :
- Besoins et contraintes
- Exigences techniques
- Exigences de contenu
- Exigences de management
Chaque type doit faire l’objet d’une matrice dédiée.
4
Ne pas justifier la conformité
Justifier votre conformité complique encore le retrait de point par les évaluateurs. Par ailleurs, c’est aussi l’occasion de cadrer vos engagements en posant vos conditions.
Ce que permet un accompagnement expert en Conformité à 100%
L’accompagnement par un expert vous permet d’élaborer une stratégie de conformité à 100% au cahier des charges :
- Identifier toutes les exigences, de tous types,
- Établir les matrices de conformité et de preuves,
- Sécuriser le traitement de toutes les exigences dans la réponse,
- Orienter la notation en votre faveur sur les critères vagues
Accompagnement Conformité à 100% : le socle de votre succès
La conformité à 100% au cahier des charges ne suffit pas à gagner.
Elle est cependant indispensable pour ne pas perdre.
Objectif : une conformité à toutes les exigences peu contestable par les évaluateurs.
Établir le périmètre d’analyse de la RFP
En bids complexes certains cahiers des charges sont considérables.
Il peut alors être raisonnable de limiter le périmètre d’analyse de la RFP.
Nous le faisons ensemble.
Identifier les exigences les plus importantes : TOP 20%
Nous identifions les 20% d’exigences les plus importantes pour le client.
Recenser et classer toutes les exigences
La première étape est de recenser toutes les exigences, par type.
Pour cela il faut passer toute la RFP en revue.
Des logiciels spécifiques peuvent être utiles.
Attention : à ce jour les IA font très mal ce travail.
Identifier et traiter les exigences les plus difficiles
Certaines exigences peuvent vous poser problèmes.
L’enjeu est de se déclarer conforme en restant de bonne foi.
Établir les matrices de conformité
Les matrices des conformité sont puissantes pour convaincre de la solidité de votre offre.
Il est profitable d’aller au-delà de celles fournies par le client quand c’est autorisé.
Répartir le TOP 20% dans le plan de réponse
Nous attribuons chaque exigence importante à un chapitre de votre réponse.
Cela assure qu’elle sera traitée en détail ainsi que sa traçabilité pour les évaluateurs.
Guider la notation des offres
Nous identifions tous les critères d’évaluation vagues.
Nous élaborons la stratégie d’influence des notes selon nos critères précis.
Prestation complémentaire : élaborer une stratégie d’offre
La conformité à 100% aux exigences permet de ne pas perdre.
Pour le succès, le cœur du travail concerne l’élaboration d’une bonne stratégie d’offre, c’est-à-dire vos messages gagnants.
Un accompagnement spécifique est recommandé pour cela.
La méthode exclusive BEST²
les meilleures pratiques de réponse aux appels d’offres
La méthode exclusive BEST² est issue de 25 années d’expérience.
Elle vous assure une mise en œuvre pragmatique de toutes les meilleures pratiques pour la stratégie de réponse, le pilotage, le fond et la forme de vos documents.
Méthode de l’accompagnement Conformité à 100%
Activités réalisées en commun : ateliers
Ces activités nécessitent nos expertises complémentaires.
Je vous aide à les réaliser selon les meilleurs pratiques :
- Établir le périmètre d’analyse du RFP
- Constituer le TOP 20%
- Identifier et traiter les exigences difficiles
- Répartir le TOP 20% dans la réponse
- Guider la notation des offres
Activités réalisées en autonomie
J’effectue ce travail pour vous, en autonomie.
Vos équipes se concentrent sur la planification de la réponse.
Selon le volume, j’utilise ou non des outils de facilitation.
- Recenser et classer toutes les exigences
- Établir les matrices de conformité
Durée de l’accompagnement
L’accompagnement pour la conformité à 100% dépend du volume de l’appel d’offres.
Vos questions sur l’accompagnement Conformité à 100% aux exigences
Pourquoi l’accompagnement Conformité à 100% estil recommandé ?
Parce que la plupart du temps, il y a réticence à revendiquer une conformité à 100%, dans un objectif de protection.
Or cela fait perdre des points et il y a de meilleures façons de se protéger.
Quand faut-il conduire l’analyse des exigences ?
Dès réception de l’appel d’offres pour le recensement, le classement et la priorisation.
L’élaboration des stratégies de conformité et de notation guidée peut avoir lieu en parallèle des activité de production de votre réponse.
Peut-on utiliser des IA pour faire tout ce travail ?
À ce jour, aucune IA n’est capable d’analyser un appel d’offres avec la précision d’un humain.
Les IA sont parfaites pour une analyse macro des documents, mais pas détaillée au niveau exigé ici.
Comment bénéficier de cet accompagnement si je n’ai pas pu anticiper l’appel d’offres suffisamment tôt ?
Vous pouvez acheter des « réservoirs de jours » d’assistance à travers l’accompagnement à la demande. Ces jours peuvent alors être affectés à élaborer votre stratégie de conformité pour un appel d’offres imprévu.
100% conforme en sécurité, c’est possible !
Nos succès en accompagnement appels d’offres
Nom de l'entreprise
Confidentiel, secteur transport
Problématique initiale
Un important appel d’offres de transports publics nécessite l’analyse de centaines de pages de document.
Il faut recenser toutes les exigences pour organiser le travail de rédaction des équipes.
Actions mises en place
- Analyse en autonomie avec l’aide d’un outil
- Priorisation et attribution des exigences en commun
Résultats obtenus
- Près de 10 000 exigences recensées, classées, priorisées et attribuées.
Création et référencement du site par
