Accompagnement à la soutenance d’appel d’offres : préparez-vous pour convaincre et gagner
Une prestation qui vous ancre dans l’esprit du client.
La soutenance d’appel d’offres est un jalon décisif vers le succès. Il faut donc la préparer et la conduire avec rigueur.
Les objectifs d’un accompagnement en soutenance d’appel d’offres
Créez les conditions d’une intervention orale impactante :
- Capter l’attention grâce à un contenu puissant
- Projeter le client dans sa future réussite
- Ne laisser aucune place au doute
- Identifier les mécanismes de pouvoir du client
Pourquoi un accompagnement à la soutenance ?
Les chiffres clés
estimation du poids de la soutenance dans la décision finale
durée moyenne autorisée de votre intervention
décisions basées sur la capacité à exécuter le projet
durée minimale d’une soutenance en appels d’offres complexes
Les erreurs classiques
1
Faire une présentation autocentrée ou générique
Comme l’offre écrite, votre soutenance doit se focaliser sur le client, ses objectifs et la démonstration que vous l’aiderez mieux que les autres à les atteindre.
Elle doit donc être spécifique à chaque soutenance.
2
Ne pas se préparer aux objections
Les objections sont un piège si on n’y est pas préparé et une opportunité dans le cas contraire.
Il est donc important de les anticiper ainsi que de maîtriser la routine de traitement pour ne pas tomber dans le confrontation.
3
Vivre la soutenance comme un jury d’examen
On aborde souvent une soutenance comme un jury d’examen. Or, la réalité est différence : le client a un problème à résoudre qui a motivé la RFP.
Vous avez le pouvoir de l’aider à résoudre ce problème. Vous êtes en réalité en position d’expert et c’est le client qui a peur de se tromper dans son choix.
4
Manquer de coordination d’équipe
Conduire la soutenance se fait en équipe. La moindre perception d’une dissonance interne peut en-effet renvoyer une image désastreuse.
Comme pour tout travail d’équipe efficace, il est donc essentiel d’avoir des rôles, une tactique et des règles internes.
5
Ne pas s’entraîner
Pas de secret : les meilleurs en soutenance s’entraînent avec intensité.
Il maîtrisent chaque détail de leur intervention, le timing et sont prêts pour toutes les questions gênantes.
6
Vouloir trop en dire
Le temps est limité. Il est indispensable de se concentrer sur les messages clés, avec clarté et précision.
Trop de slides, trop de texte et trop de détails techniques constituent un piège courant.
Ce que permet un accompagnement expert en soutenance d’appel d’offres
Le soutien à la préparation de l’oral vous focalise sur les piliers d’une intervention convaincante :
- Sélectionner les messages et sujets clés à adresser
- Identifier vos objectifs complémentaires
- Concevoir un support de présentation efficace
- Préparer les réponses aux points durs et aux objections
- Établir les règles de comportement en équipe
- Répéter jusqu’à la parfaite maîtrise
Accompagnement à la soutenance d’appel d’offres :
transformer l’épreuve en tremplin
Sélectionner les messages et sujets clés à adresser
Vos objectifs prioritaires :
- Montrer au client que vous avez compris ses objectifs
- Prouver que vous êtes meilleurs que la concurrence pour les adresser
Toute votre présentation doit ainsi se construire sur votre stratégie d’offre.
Nous priorisons les sujets et sélectionnons les plus importants.
Pour chacun nous affûtons l’argumentation et les preuves.
Concevoir un support de présentation efficace
Une fois vos messages et objectifs sélectionnés, nous créons un support de présentation à leur service.
Nous avons deux objectifs :
- Impacter l'auditoire en renforçant votre parole par le visuel,
- Orienter l’échange à venir sur vos sujets d’intérêt.
Identifier vos objectifs complémentaires
La soutenance est aussi l’opportunité d’affiner votre intimité client et d’obtenir des informations décisives pour la suite :
- Quels sont les doutes du client sur votre offre ?
- À quoi le client est-il sensible dans les offres concurrentes ?
- Quels sont les enjeux ou exigences non écrits dans la RFP ?
- Quels sont les jeux de pouvoir pour la décision ? etc.
Selon le contexte, nous listons ces objectifs secondaires avec précision.
Pour chacun, nous établissons la meilleure tactique à employer.
Préparer les réponses aux points durs et aux objections
C’est un angle mort fréquent, à tort car votre crédibilité peut s’y perdre.
Nous listons toutes les questions gênantes et les objections probables.
Pour les questions, nous élaborons l’argumentaire.
Pour les objections, nous travaillons la routine pour les retourner en opportunités.
Établir les règles de comportement en équipe
Des erreurs de coordination dans l’équipe peuvent ruiner la confiance du client.
Nous travaillons sur les axes suivants :
- Désigner le leader,
- Définir les règles de prise de parole,
- Définir les rôles et périmètres d’intervention,
- Répartir les objectifs d’observation de l’auditoire.
Répéter jusqu’à la parfaite maîtrise
L’exécution de ce qui précède doit être parfaite.
Nous répétons jusqu’à ce que le déroulé soit naturel.
L’expression de votre propre confiance est en effet la plus efficace pour générer la confiance du client.
Prestation complémentaire : mettre au point une stratégie de réponse gagnante
Votre stratégie de réponse est le socle d’une soutenance réussie : messages gagnants et ghosting de la compétition.
L’accompagnement en Stratégie de Réponse vous permet de la clarifier avant même la production de l’offre initiale.
Méthode de l’accompagnement à la soutenance d’offre
Le coaching en soutenance se fait en immersion à vos côtés.
D’une manière générale nous travaillons en ateliers pour former aux postures et définir le contenu.
Je produis une première version du support selon les bonnes pratiques, puis nous itérons et répétons.
Durée de l’accompagnement à la soutenance
La durée dépend de la complexité de la soutenance. Le ordres de grandeurs moyens sont les suivants :
- Préparation des messages, questions et objections : 1 jour
- Production du support de présentation : 2 jours
- Répétition : 1 à 2 jours
La méthode exclusive BEST²
les meilleures pratiques de réponse aux appels d’offres
La méthode exclusive BEST² est issue de 25 années d’expérience.
Elle vous assure une mise en œuvre pragmatique de toutes les meilleures pratiques pour la stratégie de réponse, le pilotage, le fond et la forme de vos documents.
Vos questions sur l’accompagnement à la soutenance d’offre
L’accompagnement a-t-il du sens si le client impose un agenda strict ?
D’autant plus ! En effet, non seulement les objectifs et les bonnes pratiques restent les mêmes, mais il faut les faire entrer dans le cadre imposé. Cela nécessite souvent de la créativité !
La participation à la soutenance fait-elle partie de l’accompagnement ?
Jamais. Je ne peux pas vous représenter face au client, même comme membre de l’équipe.
Est-il obligatoire de répéter la soutenance ?
Je ne vous y obligerai pas.
Il est vrai que tout le monde n’aime pas répéter.
Cependant sans répétition intensive, vous n’éviterez pas les pièges.
Comment compléter l’accompagnement à la soutenance d’offre ?
La soutenance d’offre a pour socle votre stratégie gagnante, qui se reflète déjà dans votre Executive Summary.
Deux accompagnements complètent donc avantageusement celui-ci :
Nos succès en accompagnement à la soutenance d’offre
Confidentiel, défense
Problématique initiale
Sur un appel d’offre de grande ampleur, les membres de l’équipe sont mal à l’aise en prise de parole publique.
Cela concerne aussi la leader de l’équipe.
Actions mises en place
- Préparation rigoureuse des messages, questions et objections.
- Répétitions intensives
Résultats obtenus
- Un oral parfaitement maîtrisé et fluide dont chacun ressort content.
Pour en savoir plus sur comment réussir votre soutenance
Lisez l’article de blog Comment réussir un oral d’appel d’offres
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