Glossaire de la capture et des appels d’offres

Caractéristique distinctive d’un produit ou service qui le rend supérieur aux alternatives du marché, selon le point de vue du vendeur.

Best and Final Offer.

Dernière proposition commerciale et technique optimisée soumise après négociation avec l’acheteur. 

Synonym : offre finale

Valeur ou résultat concret apporté au client par une solution, répondant à un besoin spécifique, du point de vue du client.

Approche d’évaluation qui recherche le meilleur compromis entre le prix et la valeur ajoutée d’une offre pour déterminer le meilleur choix.

Une analyse Best Value ne choisit donc pas forcément l’offre la moins chère.

Processus de décision qui évalue si une entreprise doit répondre ou non à un appel d’offres.

Gestion du processus de réponse à un appel d’offres, incluant la coordination des ressources, le respect des délais, la qualité de l’offre sur le fond comme sur la forme, la respect du budget d’offre, etc. le Bid management vise à gérer la réponse à appel d’offres comme un véritable projet.

Responsable de la gestion et de la coordination de la réponse à l’appel d’offres.

Montant alloué pour la préparation et la production d’une réponse à appel d’offres.

Part du budget total du client pouvant être captée par l’offre soumise.

Le budget adressable est donc une sous-partie du budget global que le client.

Se dit d’un client qui a un budget pour son projet et le dépensera en entier. Ce type de client ne cherche donc pas à optimiser le budget d’achat mais à maximiser les fonctionnalités qu’il a pour son budget.

Stratégie de développement et de positionnement en amont pour maximiser les chances de remporter un appel d’offres.

En appels d’offres complexes, la capture joue un rôle essentiel dans le taux de succès.

Dans les marché publics français, ensemble des documents fournis par l’acheteur détaillant les exigences et conditions de l’appel d’offres.

Personne ayant le pouvoir final d’attribution du marché.

Le décideur est toujours unique, même quand le client prétend que la décision est « collégiale ».

Fonctionnalité qui distingue une offre de la concurrence.

Différentiant qui apporte un bénéfice réel au client, vu du client.

C’est donc un critère déterminant pour le choix final de l’acheteur entre plusieurs offres.

Élément important influençant la décision d’achat du client.

Les facteurs clés d’achats sont les sujets qui motivent la publication d’un appel d’offres.

Toute caractéristique de l’offre : technique, financière, juridique, organisationnelle, documentaire, etc.

Stratégie visant à mettre en évidence les faiblesses des concurrents et à neutraliser leurs forces sans les nommer directement.

Processus de validation interne permettant de décider de la poursuite ou non d’une opportunité.

Le Go-no Go décide donc du lancement ou non d’une capture.

Besoin ou préoccupation prioritaire du client sur laquelle se fera le choix du vainqueur de l’appel d’offres. On considère généralement qu’il y a entre 2 et 4 Hot Buttons.

Personne ayant un impact significatif sur la décision d’achat sans être forcément le décideur final.

Les influenceurs n’apparaissent pas toujours dans les organigrammes de décisions et peuvent être difficiles à identifier.

Réunion initiale lançant la production de la réponse à un appel d’offres. Le Kickoff rassemble tous les contributeurs, mangers et sponsors de l’offre avec pour objectif de partager les objectifs, le planning, les méthodes de travail, la répartition du travail, etc.

Lettre introductive résumant les points forts de l’offre et son adéquation avec les besoins du client.

Méthode d’évaluation où l’offre la moins chère respectant les exigences techniques minimales est retenue. Dans cette méthode, le client ne cherche pas à augmenter les fonctionnalités achetées, mais à minimiser son investissement.

Tableau listant les exigences de l’appel d’offres et montrant comment l’offre y répond.

Affirmation qui lie un Hot Button à un discriminant.

Raison pour laquelle un client veut atteindre un objectif ou obtenir un résultat (Hot Button).

Le motivateur est donc la raison d’être du Hot Button. C’est donc un élément clé pour convaincre le client.

Proposition conçue pour le client :

Ensemble de circonstances qui rendent possible la vente de produits ou de services à un client. La détection d’une opportunité déclenche un Go-no Go de capture.

Façon dont le client va articuler performance technique et prix pour prendre sa décision.

On distingue trois profils principaux ;

• Budget limited
• Lowest Price Technically Acceptable (LPTA)
• Best Value

Demande d’informations préliminaires pour explorer les solutions disponibles sur le marché et leurs caractéristiques.

Une RFI n’entraîne pas de décision d’achat et fait partie du processus de préparation d’une RFP.

Demande de proposition détaillée incluant des aspects techniques et financiers.

Demande de devis principalement axée sur le prix.

Présentation orale permettant d’expliquer et défendre une offre devant l’acheteur.

Ensemble des messages gagnants qui vont structurer l’offre.

Pourcentage d’appels d’offres remportés par rapport au nombre total de propositions soumises.