Réussir la soutenance d’appel d’offres : 8 étapes pour convaincre
L’ oral d’appel d’offres est une présentation bien particulière. Convaincre l’acheteur passe par 8 principes clés.
En réponses à appels d’offres, la soutenance est en effet réunion essentielle pour atteindre les objectifs clés suivants :
- Marquer les esprits avec des techniques complémentaires à celles de l’offre écrite,
- Cerner les doutes résiduels du client et y répondre,
- Identifier les jeux de pouvoir dans la sélection de l’offre gagnante,
- Projeter le client dans la réalisation réussie de son projet.
Cependant, mal préparée et mal conduite, elle peut tourner au désastre.
Bonne nouvelle : réussir une soutenance efficace est d’abord question de bonnes pratiques pour convaincre. Voici celles des meilleurs :
- Adopter la bonne posture en réunion,
- Projeter le client dans la phase de réalisation,
- Hiérarchiser et structurer vos messages gagnants,
- Préparer votre argumentation sur les éventuels points faibles de votre réponse
- Recenser les potentielles objections du client et s’entraîner à les traiter,
- Préparer un support de présentation favorable à l’échange et à la collecte d’informations,
- Connaître les bonnes pratiques de comportement en équipe,
- S’entraîner à présenter avec clarté et pour donner confiance.
1- Adopter la bonne posture d’une soutenance d’appel d’offres
Nous abordons trop souvent cette réunion comme le passage d’un examen. C’est-à-dire en position d’infériorité. Nous sommes en réalité dans une posture de médecin.
Nous sommes en-effet les personnes capables de résoudre le problème du client qui a déclenché la consultation.
Gardons ainsi à l’esprit que le client a des enjeux élevés. Il craint donc de se tromper, donc de ne pas atteindre son objectif.
Prendre conscience de cela permet d’aborder la défense d’offre dans des dispositions bien plus favorables pour séduire l’acheteur.
2- Projeter le client dans le projet qui suivra l’appel d’offres
L’angle que vous donnez à votre présentation orale découle directement de la posture de résolveur de problème.
Votre objectif est ainsi de faire vivre son projet au client :
- Une soutenance percutante ressemble le plus possible à la réunion de lancement du projet,
- Présentez comme si vous étiez déjà en train de travailler avec lui,
- Abordez les choses de façon très opérationnelle et concrète : objectifs, planning, organisation, gestion des risques, etc.
Vous créez ainsi de la confiance et convainquez l’acheteur que vous êtes le meilleur « remède » à son problème.
3- Hiérarchiser et structurer les messages gagnants de votre proposition
Une fois que vous avez la posture et l’angle, sélectionnez vos messages gagnants.
En toute logique, ces messages structurent déjà votre offre commerciale écrite.
En soutenance d’appel d’offres, deux situations sont possibles :
- Le client peut vous imposer un agenda,
- Il vous laisse libre de votre ordre du jour.
Dans les deux cas, il est essentiel de garder le contrôle des messages que vous voulez passer.
La première étape consiste donc à lister vos trois ou quatre messages essentiels, pas plus :
- Si le client vous impose l’agenda, il faut positionner ces messages dans la structure requise.
- Si l’agenda est à votre main, ces messages seront les grands chapitres de votre présentation.
4- Préparer votre argumentation sur les points faibles de votre réponse
Votre offre possède forcément des points faibles. La tentation est grande de les passer sous silence.
C’est une erreur, car le client les aura de toute façon identifiées.
Il convient donc de procéder comme suit :
- Listez ces points faibles avec honnêteté et sans tabou,
- Préparez une façon de présenter les choses qui va en atténuer la portée.
Le plus efficace est souvent de présenter ces points faibles comme un choix délibéré qui présente des avantages par ailleurs.
Avantages que les offres concurrentes n’ont pas, bien évidemment !
5- Recenser les potentielles objections du client et s’entraîner à les traiter
Comme pour nos points faibles, nous avons tendance à éluder les objections du client dans notre préparation aux oraux d’appel d’offres.
C’est à nouveau une erreur à corriger pour être performants.
Chaque objection est en-effet une opportunité pour argumenter la valeur ajoutée de votre proposition. Il est donc judicieux de s’y préparer.
À nouveau, listez au minimum les objections les plus probables et préparez votre réaction. Il existe pour cela une trame très efficace.
Vous éviterez ainsi d’être pris au dépourvu et la mauvaise impression que cela peut laisser à l’acheteur.
Vous renforcerez au contraire votre capacité à convaincre.
6- Optimiser un support de présentation pour l’échange et la collecte d’informations en vue d’une offre améliorée
Quel que soit l’agenda de la soutenance, votre objectif est d’en faire une discussion.
C’est en-effet l’échange qui rassurera et séduira le client.
Le but est d’identifier les sujets d’inquiétude résiduels de l’acheteur et de les traiter, en séance ou dans votre proposition finale.
Pour cela, un support de présentation bien structuré est un allié précieux.
La présentation idéale s’organise ainsi sous forme de « buffet au choix », c’est-à-dire une suggestion large de sujets dans lequel le client pioche ceux qui l’intéressent le plus.
Cette structure a deux avantages importants :
- Vous cernez les sujets d’attention du client en vue d’une potentielle offre améliorée,
- Vous êtes certain d’avoir consacré votre oral à des thèmes essentiels.
7- Connaître les bonnes pratiques de comportement d’équipe en présentation orale
Avoir les bons messages, le bon support et la bonne posture sont les premiers ingrédients essentiels.
Il convient désormais de bien se comporter en équipe lors de la réunion.
On se présente en-effet souvent en soutenance d’appel d’offres à plusieurs.
Certaines erreurs d’attitude peuvent ainsi très vite briser la confiance du client.
Quelques règles de bon sens permettent d’éviter cela, par exemple :
- Désigner le leader qui va interagir avec le client et redistribuer la parole à l’intérieur de l’équipe,
- Ne pas se contredire en séance,
- Se valoriser les uns les autres.
8- S’entraîner à présenter avec clarté pour donner confiance
Une fois réalisées toutes les étapes précédentes, il vous reste à vous entraîner.
Capter l’attention pendant la soutenance est en-effet essentiel pour que l’acheteur assimile votre valeur ajoutée.
La qualité du messager est donc aussi importante que celle du message !
Pour cela, une seule méthode : répéter.
Je n’ai donc ici qu’un seul conseil :
Répétez, répétez, répétez !
Même si vous n’aimez pas cela.
La vérité est que nous sommes nombreux à ne pas aimer !
Seule la répétition vous mettra en confiance. Elle vous permettra en-effet de valider la qualité de votre présentation, la solidité de l’équipe, votre capacité à tenir le timing et la force de votre argumentation.
Avec mes clients, nous y passons en général deux à trois demi-journées pour une intervention de 20 à 30 minutes ! C’est intensif mais terriblement efficace !
Même si vous n’aimez pas cela.
Conclusion
Réussir une soutenance d’appel d’offres convaincante est une alchimie complexe.
Bien s’y préparer nécessite de mobiliser beaucoup de techniques et d’y investir du temps.
Pour mieux y parvenir, le plus efficace est de vous faire aider. Vous vous projetterez ainsi déjà vers le succès et vous verrez la différence !
