Gagner un appel d’offres complexe : piloter le projet de réponse
Soumettez en délai, en qualité et sans angles morts.
Les bids complexes sont des projets à part entière, avec des contraintes particulières.
Pour cette raison, leur pilotage nécessite des méthodes adaptées.
Les objectifs d’un accompagnement au Bid Management
Soutenez votre responsable d’offre dans la réussite de sa mission :
- Organiser et conduire les jalons et revues
- Planifier et superviser les activités de réponse
- Identifier, anticiper et gérer les risques
- Manager et soutenir les contributeurs selon leurs besoins
Pourquoi un accompagnement pour la conformité aux exigences ?
Les chiffres-clés
environ, nombre de bid managers en France
nombre de recrutements annuels de bid managers en France
Les erreurs classiques
1
Considérer le Bid Management comme une composante de l’activité commerciale
Un Bid Management efficace est un processus business à part entière et distinct du processus commercial, tout en lui étant relié.
Toutes les entreprises performantes en offres ont une activité offres bien identifiée et séparée de la direction commerciale.
2
Confier le Bid Management aux forces commerciales
Confier le Bid Management aux forces commerciales est une erreur pour au moins trois raisons :
- Le Bid Management nécessite des compétences qu’ont rarement les commerciaux, notamment en gestion de projet,
- Dans un rôle de Bid Manager, un commercial est en situation de conflit d’intérêt vis-à-vis des autres métiers contributeurs à l’offre
- Le temps que passe un commercial à faire du Bid Management est indisponible pour développer la relation client
3
Faire du Bid Manager un simple délégataire de la force commerciale
En phase offre, le Bid Manager doit être patron à part entière de la production de l’offre.
Dans cette phase, la fonction commerciale est contributrice, au même titre que les fonctions techniques, juridiques ou industrie par exemple.
Ce que permet un accompagnement expert au Bid Management
L’accompagnement expert au Bid Management renforce le pilotage de votre réponse à appel d’offres :
- Soutenir ou suppléer votre bid manager
- Renforcer la présence quotidienne auprès des contributeurs
- Bénéficier d’une expérience variée, par exemple en gestion des risques
- Aider à prendre du recul et à canaliser le stress de la réponse
Accompagnement au Bid Management : organiser et piloter pour gagner
Soutenir ou suppléer votre bid manager
Lors de beaucoup d’offres complexes, la charge de travail empêche le ou la responsable d’offre de bien faire l’ensemble des activités indispensables au succès. Des arbitrages sont alors pris qui dégradent à coup sûr la qualité de l’offre.
Un accompagnement répartit la charge de travail et aide le bid manager à prendre de meilleures décisions.
Bénéficier d’une expérience variée, par exemple en gestion des risques
Un coach en bid management rencontre des situations très variées grâce à des interventions dans des secteurs d’activités diversifiés.
Il peut ainsi aider votre propre bid manager à anticiper des situations et lui proposer des solutions éprouvées.
Renforcer la présence quotidienne auprès des contributeurs
La charge de travail pour le seul bon pilotage du projet offre peut empêcher le bid manager de bien soutenir et superviser l’équipe offre dans son travail. Or, cette dernière comprend souvent des personnes peu expérimentées en offres ou ayant d’autres responsabilités.
L’accompagnement au Bid Management développe la proximité avec les contributeurs et sécurise le bon déroulement de la réponse.
Aider à prendre du recul et à canaliser le stress
Le stress du Bid Manager est souvent un angle mort de la réponse aux appels d’offres complexes. L’atténuer au profit de la lucidité est primordial. Être à deux pour piloter la réponse est un donc un important levier de performance.
Cela aura aussi des bénéfices pour le stress de toute l’équipe grâce à la plus grande proximité permise.
Prestation complémentaire : Planifier et réussir le Kick-off d’offre
Le Kick-Off d‘offre marque la transition entre planification et pilotage.
Il est un jalon clé pour consolider le leadership du Bid Manager et mettre l’équipe de réponse en confiance.
Accompagner le Bid Manager dans sa préparation renforce donc votre capacité à gagner.
Méthode de l’accompagnement au Bid Management
Il s’agit d’une prestation sur mesure. Elle allie coaching et consultance selon les besoins.
L’accompagnement Bid Management se fait en immersion aux côtés de votre Bid Manager, au quotidien :
- Je le guide pour faire
- Je l’aide à faire
- Je fais avec lui ou elle
- Je fais pour lui ou elle si nécessaire
Dans le cas où la mission consiste à endosser complètement le rôle de Bid Manager, je fais pour vous à 100%.
Nota Bene : l’accompagnement au Bid Management concerne uniquement le pilotage du projet offre. Il ne comprend pas la production de l’offre.
Durée de l’accompagnement au Bid Management
La durée s’étend sur la totalité de la réponse à l’appel d’offres, idéalement dès avant la réception de la RFP pour anticiper tout ce qui peut l’être.
La fraction de temps dépend du contexte et de l’offre.
La méthode exclusive BEST²
les meilleures pratiques de réponse aux appels d’offres
La méthode exclusive BEST² est issue de 25 années d’expérience.
Elle vous assure une mise en œuvre pragmatique de toutes les meilleures pratiques pour la stratégie de réponse, le pilotage, le fond et la forme de vos documents.
Vos questions sur l’accompagnement au Bid Management
Quelle est l’anticipation idéale pour un accompagnement au Bid Management ?
Le plus tôt possible ! L’anticipation maximale des activités de réponse est en-effet un important facteur de succès en appels d’offres complexes : tout ce qui peut être fait avant même la sortie de la RFP permettra de se concentrer sur le production par la suite.
Qui peut bénéficier d’un accompagnement au Bid Management ?
Toute entreprise et tout professionnel impliqué dans la gestion des appels d’offres, notamment les Bid Managers, Directeurs Commerciaux, Ingénieurs d’Affaires et Experts techniques, peut tirer profit d’un coaching.
Nous adaptons le périmètre de l’accompagnement à votre contexte et à celui de l’offre.
Le coaching peut-il inclure une préparation aux soutenances orales ?
Bien entendu. L’accompagnement aux soutenances est d’ailleurs un complément naturel d’un accompagnement au bid management.
Comment compléter l’accompagnement au Bid Management ?
Trois accompagnements complètent avantageusement le coaching au Bid Management :
Nos succès en accompagnement au Bid Management
Confidentiel, défense
Problématique initiale
Une entreprise de petite taille répond à un appel d’offres de très grande envergure. Cette entreprise, par sa taille, n’a pas de rôle Bid Manager identifié.
Actions mises en place
- Création d’un binôme avec le chef de projet interne pour appliquer les meilleurs pratiques.
Résultats obtenus
- Première version d’offre remise en temps et en grande qualité.
- Procédure toujours en cours.
Création et référencement du site par
