Gagner un appel d’offres complexe : planifier et réussir son Kick-Off de réponse

planifier et réussir son Kick-Off de réponse

En offres complexes, l’alchimie d’équipe est délicate.

Beaucoup du succès se joue donc dès le Kick-Off.

Faites de votre réunion de lancement un accélérateur vers le succès.

Chaque détail compte.

Les objectifs d’un accompagnement en Kick-Off d’offre

Mettez votre équipe dans les meilleures dispositions dès le premier jour :

  • Aligner tout le monde sur la stratégie de réponse
  • Attribuer à chacun des contributions et des jalons clairs
  • S’accorder sur la méthode de travail et de communication
  • Créer la cohésion et la motivation pour le succès
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Les objectifs d’un accompagnement en Kick-Off d’offre

Pourquoi un accompagnement sur les Kick-Off ?

Les chiffres-clés

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entreprises qui ne font aucune réunion de lancement

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gain de temps en production d’offre quand il y a un kick-off

0%

entreprises qui organisent des kick-off consistants

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amélioration moyenne du taux de victoires avec des kick-off efficaces

Les erreurs classiques

1

Ne pas formaliser de Kick-Off

Beaucoup d’entreprises ne formalisent pas de lancement de leurs réponses à appels d’offres. 

Elles se privent ainsi d’un moyen de mobilisation et de coordination puissant.

2

Grouper Kick-Off et Bid-no Bid

Les deux réunions n’ont pas les mêmes objectifs.

De plus, c’est la décision Bid qui déclenche la préparation du Kick-Off. Or cette dernière prend du temps pour être complète.

Un bon Kick-Off ne peut donc pas s’enchaîner directement avec le Bid-no Bid.

3

Faire le Kick-Off trop tôt

Un bon Kick-Off adresse beaucoup de sujets. Il nécessite donc une préparation minutieuse.

Il doit donc avoir lieu « suffisamment tard » pour être complet et « suffisamment tôt » pour laisser le temps nécessaire à la production de l’offre.

Mieux vaut un Kick-Off un peu tardif dont chacun ressort avec les idées claires, qu’un Kick-Off anticipé qui ouvre la porte à des malentendus futurs.

4

Manquer de certitudes

Une réponse à appel d’offres est un motif d’anxiété pour beaucoup de contributeurs.

Il est impératif de rassurer en ayant réponse à toutes les questions et une vision claire.

D’où l’importance de la préparation.

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Ce que permet un accompagnement expert en lancement d’offre

L’accompagnement en Kick-Off adresse des objectifs essentiels au futur succès : 

  • Adresser tous les sujets d’un Kick-Off mobilisateur
  • Planifier une phase de production d’offre efficace
  • Préparer un support clair et motivant
  • Consolider le leadership du responsable d’offre
Ce que permet un accompagnement expert en lancement d’offre

Accompagnement kick-Off : mobiliser pour gagner

Adresser tous les sujets d’un Kick-Off mobilisateur

Nous recensons tous les sujets à aborder et identifions ceux sur lesquels l’information est manquante.

Nous élaborons l’agenda de la réunion.

Nous mettons en places les actions pour combler les manques.

Préparer un support de présentation clair et motivant

Le support de présentation du Kick-Off est un premier document de référence pour l’équipe de réponse.

Il doit être complet, clair et motivant.

Planifier une phase de production d’offre efficace

Nous identifions tous les jalons nécessaires au succès : conception, production, revues.
Nous recensons les risques du projet offre.
Nous établissons un planning qui sécurise la remise en délai et qualité.

Consolider le leadership du responsable d’offre

Le Kick-Off d’offre donne au bid manager l’opportunité d’assoir son leadership. C’est même un des objectifs de la réunion.

Nous vous y préparons en répétant et en anticipant les questions et objections.

Prestation complémentaire : piloter le projet offre

Le Kick-Off marque la transition entre planification et pilotage.

Le succès nécessite donc d’enchaîner avec un management de la production d’offre selon des bonnes pratiques spécifiques.

Les réponses aux appels d’offres complexes sont en-effet des projets aux contraintes particulières.

Pour cette raison, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement Bid Management.

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Méthode de l’accompagnement en Kick-Off d’offre

L’accompagnement Kick-Off se fait en immersion à vos côtés :

  • Je vous guide pour faire
  • Je vous aide à faire
  • Je fais avec vous
  • Je fais pour vous si nécessaire
Méthode de l’accompagnement en Kick-Off d’offre
Durée de l’accompagnement Kick-Off d’offre

Durée de l’accompagnement Kick-Off d’offre

La durée dépend du contexte de l’appel d’offres.

Une semaine est souvent un minimum.

Les modalités pratiques s’adaptent au contexte de chaque situation, par exemple selon la distance géographique et l’élongation du support. 

La méthode exclusive BEST²

La méthode exclusive BEST²

les meilleures pratiques de réponse aux appels d’offres

La méthode exclusive BEST² est issue de 25 années d’expérience.
Elle vous assure une mise en œuvre pragmatique de toutes les meilleures pratiques pour la stratégie de réponse, le pilotage, le fond et la forme de vos documents. 

Vos questions sur l’accompagnement à la réunion de lancement

Comme pour tout en appels d’offres complexes, le plus tôt est toujours le mieux !

Un lancement d’offre nécessite une semaine à un mois de travail, selon la quantité d’informations à rassembler.

Par ailleurs, le contenu d’un bon Kick-Off est assez standard. Il est donc possible d’anticiper sa préparation avant même le Bid-no Bid si ce dernier ne laisse pas de doute.

C’est vous qui décidez ! D’une façon générale, nous décidons toujours ensemble du périmètre d’un accompagnement et celui-ci reste ajustable à tout moment.

Un bon Kick-Off fait généralement suite à un bon Bid-no Bid, et doit être suivi d’un bon bid management. Par ailleurs, la stratégie d’offre est un élément important d’un lancement réussi, synthétisée dans l’Executive Summary.

Trois accompagnements complètent donc avantageusement celui-ci :

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Nos succès en accompagnement Kick-Off d’offre

Thales, cybersécurité

Problématique initiale

Une réponse à un appel d’offres international démarre.

L’équipe offre est vaste, avec de nombreux métiers, des expériences et disponibilités variées. 

Actions mises en place

  • Préparation d’un Kick-Off complet et rigoureux, qui aborde tous les aspects de l’offre
  • Focus mis sur la stratégie d’offre à travers l’Executive Summary

Résultats obtenus

  • Une équipe alignée sur les messages gagnants, les objectifs et la feuille de route
  • Une équipe satisfaite d’avoir eu accès à l’Executive Summary, ce qui est rare.
Nos succès en accompagnement Kick-Off d’offre
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