Gagnez vos appels
d'offres complexes

Rédiger et illustrer pour convaincre

Appels d'offres complexe : Rédiger et illustrer pour convaincre

Attirez les points avec une écriture et des visuels impactants

Les objectifs d’une offre ne sont pas les mêmes que ceux d’un autre document.
Ici, il s’agit d’inciter les évaluateurs à vous donner des points.
Cela nécessite des bonnes pratiques spécifiques en structuration, rédaction et illustration. 

Les objectifs d’un accompagnement en Rédaction et Illustration d’offre

Apportez à vos équipes les compétences en rédaction et illustration pour produire les effets suivants :

  • Donner envie aux évaluateurs de lire votre offre
  • Inciter les évaluateurs à vous donner des points
  • Soutenir vos prix en renforçant votre image
  • Montrer l’importance que vous accordez au client
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Les objectifs d’un accompagnement en Rédaction et Illustration d’offre

Pourquoi un accompagnement à la Rédaction et aux Illustrations ?

Les chiffres clés

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proportion de mots vraiment lus sur une page

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proportion des évaluateurs qui valorisent la concision

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chances de succès en plus d’une offre avec des visuels pertinents

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les informations généralement inutiles dans une illustration

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offres rejetées dès la première lecture à cause d’une rédaction inadaptée

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hausse de la rétention d’information avec des graphes et tableaux

Les erreurs classiques

1

Allonger la rédaction

Faire court est une peur fréquente en rédaction de réponses à appels d’offres. Cela renvoie en effet à la perception de notre propre compétence. Nous avons donc tendance à utiliser beaucoup trop de mots et des tournures trop complexes.

2

Illustrer pour remplir et décorer

En réponses à appels d’offres, les illustrations sont des emplacements stratégiques. Elles sont en effet lues en priorité.

Les visuels sont ainsi essentiels pour mettre en avant les informations importantes.

3

Négliger l’importance des titres

Comme les images, les titres sont lus en priorité. Ils doivent donc eux aussi transmettre les informations importantes de votre offre.

4

Centrer l’offre sur la solution plutôt que sur les besoins client

La RFP a une raison d’être : résoudre un enjeu important pour le client. C’est donc cette capacité qui va intéresser les évaluateurs, la solution que vous proposez n’étant qu’un moyen. La façon de rédiger est centrale pour que le client ressente qu’il est votre préoccupation.

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Ce que permet un accompagnement expert en Rédaction et Illustration

L’accompagnement expert en Rédaction et Illustration permet à votre équipe de produire une offre selon les meilleures pratiques documentaires : 

  • Structurer des documents faciles à évaluer
  • Rédiger des textes faciles à lire et comprendre
  • Illustrer pour transmettre des messages puissants
  • Mettre le client au centre, sur le fond comme sur la forme.
Ce que permet un accompagnement expert en Rédaction et Illustration

Accompagnement au Bid Management : Rédiger et Illustrer pour convaincre

Structurer des documents faciles à évaluer

Évaluer et comparer des bids complexes est un travail long et fastidieux. Faciliter le travail des évaluateurs présente ainsi deux bénéfices :

  • S’assurer qu’aucun point ne vous manquera,
  • Grapiller des points « inconscients »

La bonne structuration des documents est donc le socle d’une réponse gagnante.  Nous établissons la trame la plus efficace en fonction des exigences du client. Nous élaborons des titres impactants qui véhiculent la stratégie de réponse.

Illustrer pour transmettre des messages puissants

Les images améliorent de 60% la compréhension par rapport à du texte seul. La qualité des visuels est donc le troisième axe de cet accompagnement. Nous identifions l’information clé de chaque chapitre et élaborons la meilleure image pour la représenter.

Dans l’idéal, nous créons les illustrations avant même de rédiger les textes.

Rédiger des textes faciles à lire et comprendre

La qualité de rédaction est le deuxième gros axe de cet accompagnement.

Nous visons la concision et la clarté, ce qui va souvent à l’encontre d’habitudes très ancrées.

Nous réduisons de 12 à 25% le nombre de mots. Cela soulage grandement l’effort d’évaluation par le client.

Mettre le client au centre de la rédaction, sur le fond comme sur la forme.

Nous avons tous tendance à articuler nos réponses à appels d’offres autour de nos solutions. Il est indispensable de renverser le point de vue et de construire la réponse autour des enjeux du client. Ce renversement est le quatrième pilier de l’accompagnement : faire du client le héros de votre réponse. Vous mettre à son service, plutôt que vous mettre en avant.

C’est un levier de conviction extrêmement puissant.

Prestation complémentaire : concevoir une stratégie de conformité à 100%

Un plan de réponse efficace intègre finement le cahier des charges : les 20% des exigences les plus importantes, au moins, bénéficient d’une réponse détaillée dans le corps de réponse.

L’allocation de ces exigences dans les chapitres fait partie du plan détaillé.

L’identification de ces exigences est au cœur de l’accompagnement pour la conformité à 100%.

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Méthode de l’accompagnement en Rédaction et Illustration

Cet accompagnement se déroule en 4 phases :

  • Formation aux bonnes pratiques de rédaction et illustration,
  • Coaching des contributeurs pendant la production,
  • Relecture et validation par vous-mêmes.
Méthode de l’accompagnement en Rédaction et Illustration
Durée de l’accompagnement en Rédaction et Illustration

Durée de l’accompagnement en Rédaction et Illustration

La durée s’étend sur la totalité de la réponse à l’appel d’offres, idéalement dès la réception de la RFP pour anticiper tout ce qui peut l’être.

La fraction de temps dépend du contexte et de l’offre.

La méthode exclusive BEST²

La méthode exclusive BEST²

les meilleures pratiques de réponse aux appels d’offres

La méthode exclusive BEST² est issue de 25 années d’expérience.
Elle vous assure une mise en œuvre pragmatique de toutes les meilleures pratiques pour la stratégie de réponse, le pilotage, le fond et la forme de vos documents. 

Vos questions sur l’accompagnement en Rédaction et Illustration d’offre

Toutes les équipes ont potentiellement besoin de cet accompagnement.

Il est en effet toujours possible de faire mieux en rédaction et illustration, quelle que soit l’expérience des personnes en offre. Une expertise externe aura ainsi toujours une grande valeur. Par ailleurs, la plupart des équipes de réponse à appels d’offres complexes ont des contributeurs moins expérimentés qui ignorent les bonnes pratiques.

Dans l’absolu, oui. Cependant, la qualité finale sera d’autant meilleure que les bonnes pratiques seront prises en compte dès les contributions de chacun. Ce qui implique la formation initiale et le support à la rédaction. 

Trois accompagnements complètent avantageusement le coaching à la Rédaction et à l’Illustration :

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Nos succès en accompagnement à la rédaction et à l’illustration

Problématique initiale

Envolis possède une équipe peu expérimentée en réponse à appels d’offres.

Cependant cette activité est soutenue et le besoin de montée en compétences se fait sentir.

Actions mises en place

  • Formation au bid management, y compris la rédaction et l’illustration
  • Accompagnement sur les appels d’offres suivant la formation

Résultats obtenus

  • Excellente notes qualitative sur les offres
  • Hausse du taux de succès

Envolis, ingénierie environnementale

Nos succès en accompagnement à la rédaction et à l’illustration
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