L’accompagnement en réponse à appel d’offres : pourquoi c’est essentiel, comment cela fonctionne et les réponses aux principales idées reçues

Les réponses à appels d’offres complexes mobilisent une foule de compétences dans un cadre très contraint : délais, compétences disponibles, processus de consultation, etc.

Dans le même temps, les compétitions se durcissent, avec des clients de plus en plus exigeants et des concurrents de plus en plus affûtés.

Dans ce contexte, l’accompagnement expert est devenu l’arme secrète des entreprises les plus performantes en bids stratégiques.

Ce support peut intervenir sur un dossier particulier ou dans une démarche structurante au long cours.

Dans tous les cas, l’objectif est d’augmenter le taux de succès et la marge des contrats, donc la fameuse croissance rentable.

Pour autant, une grande majorité d’entreprises n’activent pas encore ce levier de l’assistance externe pour leurs offres critiques. Parfois parce qu’elles en ignorent l’existence et d’autres parce que quelques idées reçues en brouillent la compréhension.

Je vous explique ici tout ce qu’il faut savoir sur les accompagnements en réponses à appel d’offres et pourquoi ils deviennent un atout incontournable pour gagner :

L’accompagnement en réponse à appel d’offres est une prestation très opérationnelle :

Une bonne assistance consiste à s’intégrer à votre équipe bid pour l’aider à donner le meilleur d’elle-même, au quotidien, à la fois en tant qu’équipe et pour chacun des contributeurs.

S’intégrer à votre équipe ne signifie pas que le soutien est à plein temps tout au long de l’offre : la charge d’intervention varie selon les phases, avec souvent des pointes au démarrage puis en préparation de la remise.

L’accompagnement vous assiste dans le pilotage de la démarche de réponse de bout en bout, dans le cas général sans écrire à votre place

Il aide votre équipe offre à déployer les meilleures pratiques, à prendre du recul, à explorer des angles de réponse nouveaux et à identifier les leviers de performance les plus efficaces.

En bref, il aide l’équipe bid à donner le meilleur d’elle-même et à remettre sa meilleure offre possible en fonction des moyens et des contraintes :

La consultance apporte une expertise pointue sur un périmètre circonscrit : architecture technique, cybersécurité, TCO, risque juridique, stratégie de prix, etc.

Elle éclaire et recommande mais ne soutient pas la gouvernance quotidienne ni la qualité des livrables.

Le coaching développe les compétences et postures ponctuelles des personnes : leadership de bid, rédaction efficace, expression orale, etc.

L’externalisation est une démarche complètement différente qui consiste à sous-traiter tout ou partie d’une réponse à appel d’offres, y compris souvent sa soumission. Cela concerne plutôt les petites entreprises dont les offres sont assez répétitives.

Par définition, un accompagnement couvre à 360° des activités de bid management :

Quand le support se focalise sur une activité spécifique de la réponse, par exemple la rédaction ou la soutenance, il se rapproche plus d’une logique de coaching.

Si l’assistance en réponse à appel d’offres reste moins utilisée en France que dans les autre pays, ce n’est pas que les entreprises des autres pays sont moins compétentes. 

C’est surtout que, en France, se faire aider reste sujet à beaucoup d’idée reçues. Pour les bids, les plus fréquentes sont les suivantes :

C’est justement la situation idéale pour un accompagnement !

L’accompagnement est en-effet un levier de performance pour une équipe existante. 

Le support en RAO ne palie pas un manque de ressources, ou alors à la marge. Par contre, il permet de tirer le meilleur des moyens disponibles.

C’est parfait !

La subtilité est la suivante : comme tout coaching, l’accompagnement en bid s’inscrit dans une logique de progression, non de compétence acquise. Il a pour objectif de faire encore mieux que ce que l’on fait déjà, quel que soit le niveau de maturité déjà atteint.

En appel d’offres complexes, la confidentialité est un sujet systématique. Cela n’empêche pas les entreprises clientes d’y recourir, y compris dans des secteurs très sensibles comme la défense, l’aéronautique ou le spatial.

C’est donc un faux problème.

L’indispensable confidentialité lors d’une prestation fait l’objet d’un NDA. Ensuite, comme dans toutes les situations, elle repose fondamentalement sur l’éthique et la confiance, car il n’y a aucun autre moyen de s’en assurer.

Pour garantir la protection des informations, un bon accompagnement utilise aussi les outils informatiques du client et n’impose pas les siens. Il arrive même parfois que l’entreprise fournisse à l’intervenant un ordinateur interne.

En réalité, quand une entreprise est exposée à des sujets de confidentialité, elle l’est d’abord à travers, par exemple, les départs de ses employés, qui détiennent souvent bien plus d’informations que n’en aura jamais un intervenant externe.

L’accompagnement vous apporte une expertise sur l’excellence en réponse à appel d’offres, non pas une expertise métier ou sectorielle. Cette dernière relève en-effet de la consultance.

Un bon soutien en bid management n’a donc pas besoin de connaître a priori votre domaine. Encore moins d’en être expert.

C’est même au contraire un avantage de ne pas l’être. Cette « naïveté » par rapport à votre secteur d’activité permet en-effet d’y porter un regard neuf et de vous challenger sur des choses qui vous paraissent évidentes ou que vous avez fini par moins bien voir.

Ce regard neuf permet aussi de reproduire de façon objective le regard que portera le client sur votre réponse à sa consultation, sans les biais et filtres inévitables que l’on développe quand on baigne dans un sujet.

Au final, le meilleur accompagnant en réponse à appels d’offres complexes n’est pas celui ou celle qui connaît votre domaine. C’est au contraire celui ou celle qui a exercé dans de nombreux domaines différents, l’ayant exposé à des situations et des logiques variés. C’est en-effet cette diversité d’expérience qui garantit la souplesse intellectuelle et opérationnelle indispensable à une assistance réussie.

Les entreprises qui utilisent des services de support en réponse à appel d’offres sont de toutes tailles. Cela va de la PME de quelques personnes aux grands groupes côtés.

Le motivation partagée par ces entreprises pour se faire accompagner en bid est bien plus, comme expliqué précédemment, la volonté de progresser, de gagner et de s’en donner tous les moyens.

Comme le dit le terme lui-même, accompagner n’est pas conduire.  

Une bonne prestation de support vous laisse au contraire entièrement maître de vos processus et de vos décisions. Elle est opérationnelle et non décisionnelle.

Elle vous aide à identifier quels sont les leviers de performance à activer et la meilleure façon de les activer. Puis elle les met en œuvre avec vous, selon vos ressources disponibles et vos contraintes.

Non, non et non !

Se faire aider, n’est pas un aveu de faiblesse, c’est une preuve d’ambition.

Se faire aider signifie en-effet qu’on veut performer, toujours plus.

Ce qui est risqué, c’est de perdre les appels d’offres, surtout en appels d’offres complexes où les opportunités sont moins nombreuses et portent chacune un fort enjeu financier.
De plus, en bids complexes, le budget de réponse est nécessairement significatif, jusqu’à plusieurs millions d’euros.

L’investissement dans une prestation d’accompagnement est donc en réalité marginal par rapport au budget offre global. Il l’est encore plus rapporté au risque de perdre.

Au contraire, l’investissement marginal dans l’accompagnement permet d’augmenter la capacité à gagner. Il dérisque donc l’investissement global dans l’offre plutôt que d’augmenter le risque.

Si on s’en tient à tout ce qui précède, la réponse est immédiate : toujours !

Les bénéfices de l’accompagnement sont en-effet cumulatifs et permettent d’itérer de capitaliser d’une offre à l’autre dans une logique de progrès perpétuel, voire de transformation.

Si ce n’est pas possible, ce qui est souvent le cas pour une raison ou une autre, les critères pour décider d’un accompagnement sur une offre varient beaucoup selon les situations :

On peut faire un parallèle immédiat entre coaching en appels d’offres complexes et coaching sportif de haut niveau.
La différence, c’est que dans l’accompagnement en bid management, le coach est aussi sur le terrain !

« On a déjà toutes les ressources » ?
Quand une équipe sportive recrute un coach, elle a déjà tous les joueurs ou joueuses qu’il faut. Cependant rares sont les situations où on estime que l’équipe serait meilleure sans coach, ni même aussi bonne !

« On sait déjà faire une réponse » ?
Là encore, le parallèle avec le monde sportif est immédiat : non seulement tous les grands champions ont un coach, mais ils n’envisagent pas du tout de s’en passer ! Et pourtant il est certain que ces champions maîtrisent déjà leur art.

Alors pourquoi ne se passent-ils pas de coach ? Parce qu’ils et elles sont en permanence dans une recherche de progression, de toujours faire mieux pour dominer leurs concurrents, et que pour cela ils sont convaincus qu’un regard extérieur est indispensable.

De la même manière les grands chanteurs ont un professeur de chant alors qu’ils maîtrisent le chant et les grands musiciens ont un professeurs d’instrument alors qu’ils maîtrisent leur instrument.

« Se faire accompagner est un aveu de faiblesse » ?
Là encore, le parallèle avec le sport ou la musique de haut niveau est parlant :
Qui prétendrait que Alcaraz, Sinner, Mbappé ou Wembanyama ont des coaches parce qu’ils ne sont pas compétents ?
La Callas avait-elle un professeur de chant parce qu’elle chantait faux ?

L’accompagnement en réponse à appels d’offres complexes est une prestation très opérationnelle. Il est comparable au coaching d’une équipe sportive de haut niveau, à la différence qu’ici le coach est aussi sur le terrain.

C’est ainsi une démarche qui s’inscrit dans une logique d’excellence et de progrès quel que soit le niveau de maturité déjà acquis en offres.

L’accompagnement n’est en-effet pas la question des compétences déjà acquises, mais celle d’une volonté de trajectoire ascendante dans la performance.

Dans un environnement compétitif toujours plus dur, se faire accompagner sur les bids complexes est ainsi la marque des entreprises les plus exigeantes avec elles-mêmes, les plus ambitieuses pour l’avenir et qui se donnent les moyens de cette ambition.

Il est ainsi remarquable que beaucoup des clients de ce type de prestation sont des entreprises déjà très matures et structurées en offres et qui veulent conserver une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Même s’il consiste à s’intégrer à l’équipe de réponse, l’accompagnement n’est jamais à temps plein.

La charge d’accompagnement varie au long du cycle de production de la réponse, avec généralement des pointes au démarrage (définition de la stratégie, analyse des exigences, kick-off) et de la préparation de la soumission.

Travailler avec un client unique sur un dossier donné est avant tout une question éthique fondamentale.

Au-delà, le sujet peut être formalisé par un accord d’exclusivité sur une consultation donnée. Si périmètre dépasse la cadre d’une offre précise pour s’appliquer à un domaine d’activité, une géographie et/ou une période calendaire, une contrepartie est définie comme dans tout accord d’exclusivité de ce type.

Le support en bid est toujours beaucoup moins cher que perdre un contrat. De plus, il ne  représente qu’une fraction du coût global de la réponse.

Le volume financier dépend de nombreux paramètres, notamment la complexité du cahier des charges et l’élongation de la procédure.

Aucun accompagnant en bids sérieux ne peut garantir la victoire, faute d’avoir la main sur de nombreux leviers clés du gain de l’offre : établissement des prix,  relation client, attitude en soutenance, négociations, attribution ou non des ressources nécessaires.
Ce que l’accompagnement garantit, c’est la remise de la meilleure offre possible dans les conditions de production de la réponse.

Pour autant, la tarification de la prestation peut inclure un intéressement au succès.

Par définition, il n’est pas possible de calculer un ROI sur une offre isolée, sauf à considérer qu’elle était assurément perdue au départ.

On peut cependant tenter de définir un ROI sur une série d’offre à partir de l’évolution l’impact de l’accompagnement sur le taux de succès :